Financiële Prognose voor Startups: Een Stap-Voor-Stap Handleiding

Een financieel plan opstellen voor je startup kan best lastig zijn. Zonder eerdere gegevens (ervaringscijfers) en met tal van onzekerheden is het vaak een sprong in het diepe. Hoewel elk bedrijfssegment en type onderneming zijn eigen benadering vereist, bestaan er toch algemene richtlijnen. In dit artikel geef ik je de basiselementen. Wanneer je die eenmaal op orde hebt, kun je altijd nog sectorspecifieke gegevens toevoegen. En maak je geen zorgen, je hoeft geen rekenwonder of Einstein te zijn om de stappen te volgen. 🙂

STAP 1: Voor wie schrijf je jouw financieel plan?

Als ondernemer, en zeker als je een startup hebt, is het essentieel om te weten voor wie je jouw financieel plan, ook wel ‘forecast’ genoemd, opstelt. Banken hebben soms een voorkeur voor een specifiek format, terwijl investeerders tijdens een eerste kennismaking vaak niet willen verzanden in de details.

Dit stappenplan richt zich op een financieel plan dat je primair voor jezelf opstelt. Uiteindelijk wil je immers eerst zelf inzichtelijk hebben of je ideeën rendabel kunnen zijn en welke investeringen hier mogelijk bij komen kijken.

STAP 2: Je omzet en marge berekenen

Niemand heeft een glazen bol waarmee je in de toekomst kunt kijken. Daarom zijn bijna alle financiële prognoses – en zeker die van een startup – gebaseerd op aannames. Het eenvoudigst is om te beginnen met aannames die je kunt doen op het gebied van je omzet. 

Hieronder staan een aantal methodieken en scenario’s met vragen die je kunt gebruiken, maar misschien zijn ze niet allemaal op jouw startup van toepassing.

Omzet en marge berekenen op basis van de conversie methodiek

Deze methode wordt vaak toegepast bij e-commerce, maar kun je ook gebruiken voor traditionele winkelbezoeken. Het begint met het inschatten van het verwachte aantal bezoekers per maand op de website (of in de winkel). Op de dag dat je site live gaat, zullen dit er waarschijnlijk heel weinig zijn, maar het aantal bezoekers kun je laten groeien door:

• Gebruik te maken van SEO 
• Online Adverteren (SEA)
• Naamsbekendheid op te bouwen 
• Email marketing
• Samenwerkingsverbanden met andere site
• Een PR campagne
• Traditionele reclame campagnes

Geef per maand over een periode van 2 jaar aan hoeveel sitebezoekers je denkt te krijgen op basis van je activiteiten. Om hier meer gevoel bij te krijgen zou je aan branchegenoten kunnen vragen hoeveel bezoekers zij hebben, hoe ze die hebben gekregen en hoe lang ze daar over hebben gedaan. 

De gemiddelde conversie van een goed gebouwde e-commerce site is circa 1,5% van alle bezoekers. Ofwel, als je 100 bezoekers per maand op je site krijgt, zullen er 1,5 aankopen worden gedaan.

De volgende stap is het inschatten van het aantal producten of diensten per aankoop. Binnen de retail worden er gemiddeld per aankoop 1,4 producten gekocht. Maar binnen andere branches kan dit vele malen hoger liggen.  

Nu je weet hoeveel aankopen er per maand gedaan worden en je weet hoeveel producten of diensten er per aankoop worden afgerekend, kun je dit vermenigvuldigen met de gemiddelde prijs per product of dienst om je totale omzet per maand uit te rekenen. Stel je hebt 10 producten van 50,- euro en 10 producten van 100,- euro is je gemiddelde verkoopprijs 75,- euro. Mits je van elk product er evenveel denkt te verkopen. 

Vervolgens maak je een schatting van de gemiddelde kostprijs per aankoop in percentage. Zo kun je berekenen wat de totale kostprijs voor die maand is en weet je wat je bruto marge per maand is.  

Daar komt als voorbeeld de volgende rekensom uit:

Pro-tip: Je kunt overwegen om nog een variabele toe te voegen waarbij je in je berekening opneemt hoeveel procent van de klanten een herhaalaankoop zullen doen. Maar omdat je al een groei in aantal sitebezoekers hebt opgenomen, kun je dit ook achterwege laten en stellen dat terugkerende klanten in die groei verwerkt zitten. 

Omzet en marge berekenen op basis van acquisitie

Als je een product of dienst gaat leveren die niet eenvoudig online te verkopen is, zul je aan acquisitie moeten doen. Denk bijvoorbeeld aan het aanbieden van advies of het in bulk leveren aan andere ondernemingen. 

Deze methode lijkt op de conversie methode, maar is net iets anders. Bij de quisitie methode schat je namelijk eerst in hoeveel potentiële klanten je per maand denkt te kunnen bezoeken of bereiken via bijvoorbeeld Direct E-mail Marketing. 

Stel je kunt 3 afspraken per dag maken en doet 4 dagen per week aan acquisitie. Dan bezoek je grofweg 48 klanten per maand. Als je vervolgens inschat hoeveel procent van deze klanten tot aankoop over zullen gaan kun je de volgende berekening maken:

Pro-tip: In bovenstaande model is geen rekening gehouden met herhaalaankopen. Als je bijvoorbeeld dure tuinmeubels of koffieautomaten verkoopt hoeft dit niet omdat je dit slechts één keer per zoveel jaar aanschaft. Verkoop je echter koffiebonen, dan is het wel belangrijk om dit toe te voegen. 

Omzet en marge berekenen op basis van commissies

Een steeds populairdere manier om te verdienen is om commissies te vragen over verkopen. Je koopt niets in, maar spreekt een commissie af over alle verkopen die jij genereert.    

De invloed van seizoenen

Als je omzetmodel eenmaal staat, kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn om de invloed van seizoenen toe te voegen. Seizoenen kunnen op drie manieren invloed hebben op je omzet en marge.

1. Er wordt in bepaalde maanden minder of juist meer verkocht. Dit kan zowel om meer klanten gaan als om meer aankopen per klant.
2. Er wordt in bepaalde maanden met (veel) korting verkocht.
3. Een combinatie van bovenstaande.

De eenvoudigste manier om dit te verwerken is door eerst de basisgetallen in te voeren en vervolgens handmatig de percentages en aantallen te wijzigen. Voor de Excel-goeroes onder ons, kun je dit ook automatiseren zodat je slechts een paar parameters hoeft aan te passen, maar dat is niet nodig.

STAP 3: Je kosten berekenen

Afhankelijk van de aard van je onderneming heb je bepaalde kosten die heel specifiek zijn, maar sommige kosten komen voor rekening van elke onderneming. Dit betreft:

• Loon en/of management fee(s)
• Huur of hypotheek 
• Marketing kosten
• Kantoorkosten
• ICT kosten
• Administratiekosten
• Bankkosten
• Reis-, en transportkosten
• Representatiekosten
• Verzekeringskosten
• Algemene kosten / onvoorzien
• Afschrijvingskosten

Daarnaast zijn er nog kosten die ook niet elke onderneming maakt, maar wel veel voorkomen. Dit betreft:

• Verbouwingskosten
• Licentiekosten
• Opleidingskosten
• Voorraadkosten

Loon en/of management fee(s) prognotiseren

Hoewel je niet kunt uitkeren aan loon of management fee(s) wat je niet hebt, is het toch verstandig om in eerste instantie een reëel bedrag in te vullen. De vraag is natuurlijk wat reëel is. 

Als je een financieel plan voor een investeerder schrijft, willen ze dat je een bedrag invult waarvan je kunt leven en wat je echt nodig hebt. Ze beseffen namelijk dat als je jezelf te weinig uitkeerd je uiteindelijk in de problemen komt. Wat betreft medewerkers is dit hetzelfde. Je kunt wel een plan maken waarbij je minder medewerkers inhuurd en dus betaald en alles zelf gaat doen, maar op de langere termijn zal dit ook problemen veroorzaken. 

Als je voor jezelf een financiële prognose schrijft is het verstandig om net zoals investeerders te denken. Wees realistisch en kijk pas later wat er onderaan de streep wel of niet overblijft. Je kunt later altijd nog besluiten om jezelf – tijdelijk – toch minder uit te keren aan management fee(s) of het bedrag op een later tijdstip uitkeren. 

Lonen en management fee(s) vul je per maand in, inclusief belasting en ondernemings toeslagen. Dit verschilt per land en soms per branche en kun je online vinden.

Huur of hypotheek prognotiseren

Zelfs als je vanuit thuis op een zolderkamer begint, is het toch verstandig om een bedrag per maand op te nemen wat je aan huur, hypotheek, gas, water, licht en onderhoud kwijt bent. Huurprijzen zijn eenvoudig online te vinden en bedenk dat het heel gebruikelijk is om de eerste 2 of 3 maanden geen huur te betalen als je voor langere termijn een pand huurt.

Marketing kosten prognotiseren

Zoals bij veel startups gaan de kosten meestal voor de baten uit. Zeker als het gaat over marketing. Je ontkomt er soms niet aan om eerst flink wat te investeren in adverteren om je naamsbekendheid op te bouwen. Maar hoe weet je nu hoeveel je uit moet geven?

Wat het een klein beetje eenvoudiger maakt om hier een inschatting voor te maken is door de marketingkosten onder te verdelen in 3 soorten budget.

1. Innitiele marketing kosten

Dit gaat om kosten zoals gevelreclame, handelsdrukwerk en bijvoorbeeld auto bestickering. 

2. Marketing uitgaven op basis van omzet

Een veilige manier is om niet te veel uit te geven is een gedeelte van je marge te reserveren voor marketingdoeleinden. Sommige ondernemingen hanteren 1 a 2 procent van hun totale omzet en geven dat uit aan marketing en promotie    

3. Incidentele marketinguitgaven

Of je nu een keer een grote marketingcampagne wilt doen, of bord langs het veld van de lokale voetbalclub wilt hangen, dit zijn allemaal incidentele uitgaven. 

Als je nog geen omzet draait en je gelooft dat je eerst veel promotie moet maken om de eerste omzet te maken, is het verstandig om eerst te testen of je idee wel aan kan slaan. Niet bij je goede vrienden en bekenden, maar bij complete vreemden. Kun jij je product of dienst in een 1-op-1 gesprek verkopen en krijg je er daadwerkelijk voor betaald? Dan kunnen initiële marketinguitgaven het overwegen waard zijn. Zo niet, dan neem je erg veel risico. 

Kantoorkosten prognotiseren

Elke ondernemer heeft een bureau, een pen, een nietmachine, mappen of een blocnote nodig. Al die uitgaven vallen onder kantoorkosten. Ook deze kosten zijn onder te verdelen in initiële kosten en doorlopende uitgaven. Een bureau koop je maar 1 keer om de zoveel jaar en voor pennen, mappen en bijvoorbeeld blocnotes kun je het beste een klein bedrag per maand reserveren.

ICT kosten prognotiseren

Alles wat elektronica is, valt onder ICT kosten. Dit gaat bijvoorbeeld over je laptop, toetsenbord, (3d) printer, kabeltjes, elektronische kassa, hosting kosten van de site, etc. Vroeger waren telefoonkosten een apart kopje, maar tegenwoordig valt deze meestal onder de noemer ICT kosten.

Als je dure machines nodig hebt of zoals bijvoorbeeld een timmerman divers gereedschap, dan valt dat niet onder ICT, maar onder een apart kopje ‘Inventaris’ of ‘Machines’.  

Administratiekosten prognotiseren

Een van de meest eenvoudige kosten om te prognotiseren zijn je administratiekosten. Maar een afspraak met een administratiekantoor, vraag naar de geschatte kosten en klaar ben je. 

Bankkosten prognotiseren

Elke bank brengt kosten in rekening voor het gebruik van een rekening. Maar als je een lening aangaat, zullen ze daar rente voor in rekening brengen. In dat geval hernoem je het kopje naar “Bankkosten en rente” en vul je de optelsom van beide bedragen in.

Reis-, en transportkosten prognotiseren

Onder reis- en transportkosten vallen alle kosten die te maken hebben met reizen. Van de aanschaf (of lease) van je auto of fiets, tot een buskaartje en vliegtickets. O

Representatiekosten prognotiseren

Als je ondernemer bent wil je goed voor de dag komen in een net pak en misschien ook weleens een keer uit eten met een klant. Dat soort kosten vallen onder representatiekosten. Het is eigenlijk een soort marketing, maar dan in hoogsteigen persoon. 

Verzekeringskosten prognotiseren

Je kunt je voor van alles en nog wat verzekeren, maar lees goed de kleine lettertjes, want uit eigen ervaring weet ik dat er heel vaak bij schade alsnog niet wordt uitgekeerd. Denk bij verzekeringen vooral aan de basis verzekeringen voor bijvoorbeeld inbraak en diefstal en als je veel in het buitenland moet zijn een reisverzekering.

Algemene kosten / onvoorzien prognotiseren

Net als in het privéleven zullen er altijd onvoorziene kosten op je pad komen. Daarom is het standaard om een klein bedrag per maand op te nemen in je prognose waarmee je die kosten kunt betalen. 

Afschrijvingskosten prognotiseren

De afschrijvingskosten staan als laatste omdat dit de enige is die een uitkomst is van de investering in inventaris en ICT. Per land zijn de regels anders, maar ICT apparatuur schrijf je in 2 jaar af en kantoormeubilair in 5 tot 7 jaar. 

Dit wil zeggen dat je de totale investering in ICT deel door 24 maanden en de uitkomst hiervan per maand opneemt in je prognose. Datzelfde doe je met je kantoormeubilair, maar dan deel je dit door 60 of 84 maanden. 

Verbouwingskosten prognotiseren

Als je een kantoorruimte of fabriekshal moet verbouwen voordat je kunt beginnen, verdeel je de kosten over de maanden waarin de verbouwing plaatsvindt. 

Soms kun je met de huurbaas afspreken dat deze de kosten voor rekening neemt en dit verwerkt in de huur. Als je zelf alle kosten betaalt, moet je dat bedrag ook meenemen in de afschrijvingskosten. 

Licentiekosten prognotiseren

Als je gebruikmaakt van specifieke software waar je elke maand voor moet betalen, noem je dat licentiekosten. 

Opleidingskosten prognotiseren

Alle kosten voor een opleiding, bijscholing en de kosten voor een mentor of coach vallen onder opleidingskosten. 

Voorraadkosten prognotiseren

Als je (veel) voorraad hebt is het belangrijk om te weten hoe lang je denkt dat deze in je magazijn (of winkel) staat en of er in die periode een waardevermindering is. Kleding die je niet verkoopt is een jaar later veel minder waard. Die waardedaling kun je in dat geval berekenen door een percentage van je totale voorraadwaarde te nemen en die op te nemen als kosten. 

STAP 4: Je netto winst of verlies prognotiseren

Je weet je totale bruto marge en de optelsom van alle kosten per maand zijn je totale kosten. Trek de totale kosten van je totale bruto marge af en je hebt je netto winst of verlies. 

STAP 5: Fine tuning & worse case / good case scenario

Pas nu begint eigenlijk het echte werk. Natuurlijk wil je vanaf dag 1 winst maken, maar zelden is dit mogelijk. Wees dus eerlijk naar jezelf en ga jezelf niet rijk rekenen. 

Wat veel mensen doen is de basis sheet die door bovenstaande ontstaan is twee keer dupliceren. De ene sheet noem je ‘Good Case Scenario’ en de andere ‘Worse Case Scenario’. 

De namen zeggen het al, want in beide sheets pas je handmatig de cijfers aan op basis van wat er mogelijk zou kunnen gebeuren. Je verzint dus als het ware tegenvaller voor de ‘Worse Case’ sheet en meevallers voor de ‘Good Case’ sheet. 

Hou de meevaller en tegenvallers wel realistisch. Het gaat hier niet om aardbevingen, oorlog en overstromingen. Het gaat meer om zaken zoals een grote nieuwe klant die je niet verwacht of een klant die plotseling opstapt. 

Is je startup nog steeds haalbaar als je eerst verlies maakt

Om te weten of je startup nog steeds haalbaar is als je bijvoorbeeld de eerste 12 maanden verlies maakt hangt van een drie zaken af:

1. Heb je genoeg startkapitaal om die twaalf maanden te overbruggen
2. Heb je een investeerder of kun je een lening aangaan om die twaalf maanden te overbruggen?
3. Moet je de investering direct betalen of kun je een langere betalingstermijn afspreken?

Over het algemeen is het heel normaal dat je startup eerst verlies draait en dat hoeft niet erg te zijn, mits je in de toekomst maar winstgevend bent. Als je alle verliezen per maand en winsten per maand over de 2 jaar die je hebt geprognotiseerd optelt, moet het getal natuurlijk positief zijn. Anders werk je 2 jaar heel hard en heb je alleen maar schulden opgebouwd.

Je startup prognose uitbesteden of zelf doen?

Als startend ondernemer hoef je echt niet overal expert in te zijn, maar het kunnen opstellen van een financiële prognose behoort echt tot de kerntaken van een founder. Dit moet je kunnen om gevoel bij de onderneming te krijgen en houden. 

Financiële prognoses zijn net zoals je purpose beschrijven een methode om te weten of je niet alleen de dingen goed doet, maar ook of de dingen die je doet wel goed voor de onderneming zijn. Het zijn noodzakelijke instrumenten om tijdig bij te kunnen sturen.

KPI’s voor een startup

Key Performance Indicators (KPI’s) staan voor een paar essentiele meetpunten waar je op wilt sturen. Het zijn de doelen die je zelf definieert die je absoluut wil, maar ook moet halen om de continuiteit van je onderneming te waarborgen. 

Een KPI kan een te behalen omzet zijn, het aantal klanten of de voortgang van een bepaalde product ontwikkeling. Het maakt niet zoveel uit of je 50 euro of 75 euro per maand aan algemene kosten maakt, maar een conversie van 1% of van 1,5% kan het verschil tussen succes of failure betekenen. Daarom is het verstandig om ongeveer 3 KPI’s belangrijke te kiezen waar je op stuurt.