Rapport: Hoe je met iedereen en overal contact maakt

Iedereen die een NLP-opleiding heeft gevolgd kent de term rapport maken. Dit spreek je op z’n Frans uit als “rappoor” – zonder de T en gaat over een harmonieuze verbinding maken. Het is eigenlijk de kunst van jezelf afstemmen op een ander door woorden, gedrag en denkstijlen.

Rapport maken is niet zomaar een trucje.

Ook al kun je jezelf aanleren om hier heel goed in te worden, is het maken van rapport niet zomaar een trucje. We doen het namelijk al van jongs af aan van nature. Kinderen lopen graag hand in hand en nemen snel elkaars taalgebruik over. Dat is al de meest basale manier van rapport maken.

Door de ontwikkeling van onze persoonlijkheid en het aanleren van bepaalde gedragingen kunnen we als we ouder worden ‘vergeten’ wat het is om rapport te maken. We gaan hierdoor als het ware mismatchen.

Zet bijvoorbeeld een keurige Engelse Gentleman in pak naast een met gouden kettingen versierde Rapper en je zult weinig overeenkomsten en verbinding ontdekken. Maar over het algemeen zullen we onze kledingstijl aanpassen aan de locatie waar we heen gaan en het soort mensen dat we zullen ontmoeten.

Dat doen we om niet uit de toom te vallen en ergens bij te kunnen horen volgens de algemeen geldende gedragsnormen en kledingvoorschriften.

Waar is rapport maken voor nodig?

De term wordt vaak gebruikt in opleidingen voor coaches of begeleiders. Voor elke coach en begeleider is het belangrijk om een harmonieuze verbinding met de cliënt te hebben. Hier wordt het maken van rapport voor gebruikt.

De cliënt zal zich sneller op zijn gemak voelen en eerder bereid zijn om informatie tot zich te nemen van de coach of begeleider. Er ontstaat een soort van vertrouwensband zonder dat dit uitgesproken wordt. De cliënt zal zich gezien en gehoord voelen en ervaren dat er gesproken wordt met iemand die gelijkgestemd is.

Het maken van rapport kun je ook inzetten bij het maken van nieuwe contacten of het vinden van een geschikte partner. Door het maken van rapport zullen mensen je eerder aardig vinden en met je om willen gaan.

Dat heeft te maken met het feit dat we het liefst met dezelfde soort mensen omgaan als dat wij zelf zijn. We maken eerder verbinding met iemand waarvan we geloven dat die dezelfde idealen en waarden nastreeft en dezelfde spraak en hetzelfde gedrag heeft als wijzelf.

Hoe werkt het maken van rapport?

Het maken van rapport gaat over het subtiel en voor de ander onbewust kopiëren van gedrag, stemgeluid, woordkeuze en denkstijlen. Simpel gezegd doe je dingen die je kunt zien, horen of voelen na, maar als je dat te overdreven doet, kun je een tegengesteld effect bereiken. De ander kan zich daardoor namelijk erg ongemakkelijk gaan voelen. Het maken van rapport is daarom de kunst van het ‘onzichtbaar kopiëren’ van de ander.

1. Gedrag nadoen om rapport te maken.

De primaire kunst van rapport maken is om te zitten, lopen of staan zoals de ander dat doet. Loopt iemand langzaam en een beetje gebogen, dan doe jij dat ook en zit iemand met zijn benen over elkaar dan kopieer je dat.

Een stap verder gaat het als je subtiel de soort bewegingen die iemand maakt nadoet. Sommige mensen praten met een wijzend vingertje en anderen houden hun armen strak over elkaar.

Soms zijn het subtiele gedragingen die een groot verschil kunnen zijn bij het maken van rapport. Bijvoorbeeld mensen die hun hoofd een beetje schuin houden als ze luisteren of mensen die iets vaker dan anderen met hun ogen knipperen.

Ook komt het voor dat iemand juist heel erg bewegelijk en zelfs onrustig is en enorm veel gebaren maakt. De kunst is daarbij niet om iemand in hetzelfde moment na te doen, maar op momenten dat het gepast is. Wanneer dat is, verschilt van situatie tot situatie.

Bij het maken van rapport is zelfs ademhaling een onderdeel. Haalt iemand snel of juist langzaam adem en ademt iemand diep in of juist niet? Ook dat is te kopiëren en zal als een harmonie tussen de coach of therapeut en de cliënt ervaren worden.

2. Woordkeuze en stemgeluid nadoen om rapport te maken.

Iedereen heeft stopwoordjes en die zijn voor een ervaren coach of begeleider eenvoudig te herkennen. Maar er is meer nodig dan alleen die specifieke woordkeuze over te nemen en dus rapport te maken.

Mensen hebben een specifieke zinsopbouw, spreeksnelheid, volume en toonhoogte van spreken. Er zijn ook mensen die heel erg binnensmonds spreken of juist na elke zin bulderen van het lachen. Of mensen die hele lange zinnen maken of juist heel staccato spreken. Dit zijn allemaal zaken waarmee rapport gemaakt kan worden.

3. Denkstijlen overnemen om rapport te maken.

Voor de meeste coaches en therapeuten is de lastigste vorm van rapport maken het overnemen van denkstijlen. Bijvoorbeeld of iemand vooral optimistische verklaarstijlen heeft of juist negatieve. Is iemand praktisch of juist dromerig.

Dit heeft allemaal invloed op de manier van rapport maken. En het beheersen van het overnemen van een denkstijl geeft de ander een enorm gevoel van gezien worden en het ervaren van eenheid.

Een ander onderdeel van rapport maken met denkstijlen is door te luisteren welk type woorden iemand gebruikt. Zegt de persoon vaak “ik zie” dan is de persoon waarschijnlijk visueel georiënteerd. Zegt de persoon vaak “ik hoor” dan is deze auditief ingesteld en bij “ik voel” kan het een gevoelsmens zijn of iemand die graag aanraakt.

Wat is mis-matchen of anti-rapport maken?

Zelden is iemand er zich van bewust, maar het is voor sommige mensen haast een tweede natuur om te mis-matchen of anti-rapport te maken. Helaas voelen ze zich vaak niet begrepen en denken dat het aan de ander ligt terwijl ze zelf de oorzaak zijn.

Een veel gehoorde uitspraak mis-matchers is dat ze gewoon zichzelf willen zijn en daar is op zich niets mis mee. Alleen de ander ervaar dit niet altijd als even prettig.

Veel voorkomende manieren om te mis-matchen zijn:

• Luid praten op plekken waar men over het algemeen stil is, zoals een bibliotheek.
• Altijd in dezelfde soort kleren lopen, ook als de situatie om andere kleding vraagt.
• Het tegendeel beweren van wat iemand zegt om een discussie uit te lokken.
• Continue “tegen van alles en nog wat zijn”. Ook als de meerderheid van de mensen dit anders zien.
• Schelden, vloeken en scheldwoorden te pas en te onpas gebruiken.
• Iedereen die het niet met je eens is ongevraagd “jouw waarheid” vertellen.
• Ongevraagd benoemen wat andere mensen zoals politici, collega’s of vrienden allemaal niet goed doen in jouw ogen.
• Emoties en gevoelens van een ander negeren en afdoen als aanstellerij of soft gedoe.